DE NEGEN BOUWSTENEN
Negen bouwstenen voor samenhangende Privacy Governance
Privacy Governance ontstaat niet door één maatregel, functie of instrument. Het vraagt om samenhang tussen de manier waarop een gemeente bestuurt, organiseert, uitvoert, toezicht houdt en verbetert.
Het GRPG brengt deze samenhang bijeen in negen bouwstenen. Iedere bouwsteen heeft een eigen functie, maar krijgt pas betekenis in verbinding met de andere bouwstenen.
Negen bouwstenen. Eén samenhangend bestuurlijk systeem.
Bestuurlijke sturing en richting
Privacy Governance begint bij richting, verantwoordelijkheid en een organisatie waarin duidelijk is wie waarvoor aan zet is.
1 – Bestuur en leiderschap
Richting geven en verantwoordelijkheid nemen
Het bestuur bepaalt de richting, stelt uitgangspunten vast en draagt verantwoordelijkheid voor de bescherming van persoonsgegevens als onderdeel van goed bestuur.
Kernvraag: Welke richting geven wij en waarop willen wij kunnen sturen?
2 – Governance en organisatie
Verantwoordelijkheden werkend organiseren
Privacy Governance vraagt om duidelijke rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Niet alleen bij privacyprofessionals, maar in de gehele gemeentelijke organisatie.
Kernvraag: Is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de verschillende rollen samenwerken?
3 – Beleid en normstelling
Richting vertalen naar kaders
Beleid en normstelling vertalen bestuurlijke uitgangspunten naar duidelijke kaders voor de organisatie. Zo wordt concreet wat van medewerkers, processen en systemen wordt verwacht.
Kernvraag: Zijn onze uitgangspunten vertaald naar duidelijke en toepasbare kaders voor de organisatie?
4 – Risicobeheersing
Bewust sturen op privacyrisico’s
Risicobeheersing maakt zichtbaar waar de bescherming van persoonsgegevens onder druk kan komen te staan. Risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst, zodat bewuste keuzes kunnen worden gemaakt.
Kernvraag: Weten wij welke privacyrisico’s we lopen en hoe daarop wordt gestuurd?
5 – Uitvoering (Privacy Management)
Privacy werkend maken in de dagelijkse praktijk
Privacy krijgt betekenis in de uitvoering. In processen, systemen en projecten worden beleid en uitgangspunten vertaald naar concrete maatregelen en zorgvuldig handelen.
Kernvraag: Is privacy aantoonbaar onderdeel van onze dagelijkse processen, systemen en projecten?
6 – Toezicht en verantwoording
Weten of het werkt en daarover verantwoording afleggen
Toezicht maakt zichtbaar of kaders worden nageleefd en Privacy Governance daadwerkelijk functioneert. Verantwoording geeft bestuur en management inzicht in resultaten, tekortkomingen en noodzakelijke verbeteringen.
Kernvraag: Weten bestuur en management of Privacy Governance daadwerkelijk werkt en waar bijsturing nodig is?
7 – Continue verbetering
Leren van resultaten en ervaringen
Privacy Governance is nooit af. Evaluaties, incidenten, toezicht, ontwikkelingen en ervaringen uit de praktijk worden gebruikt om beleid, processen en maatregelen voortdurend te verbeteren.
Kernvraag: Leren wij aantoonbaar van wat goed gaat én van wat beter moet?
8 – Transparantie en communicatie
Openheid creëren en de dialoog voeren
Transparantie maakt duidelijk welke keuzes de gemeente maakt en hoe zij met persoonsgegevens omgaat. Goede communicatie ondersteunt de dialoog met inwoners, medewerkers, bestuur en andere belanghebbenden.
Kernvraag: Kunnen wij uitleggen welke keuzes we maken en voeren we daarover actief de dialoog?
9 – Vertrouwen en publieke waarde
Zorgvuldig handelen als basis voor vertrouwen
Vertrouwen en publieke waarde vormen het uiteindelijke perspectief van Privacy Governance. Een gemeente die zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, transparant is over haar keuzes en aantoonbaar verantwoordelijkheid neemt, versterkt haar betrouwbaarheid als publieke organisatie.
Vertrouwen ontstaat daarbij niet door te zeggen dat privacy op orde is, maar doordat de gemeente in haar handelen laat zien dat zij de belangen en rechten van inwoners serieus neemt.
Kernvraag: Kunnen wij aantoonbaar maken dat onze omgang met persoonsgegevens bijdraagt aan een betrouwbare en zorgvuldige overheid?
Goede Privacy Governance beschermt niet alleen persoonsgegevens.
Het draagt bij aan vertrouwen in het openbaar bestuur.
Privacy Governance in de praktijk
De negen bouwstenen bieden het bestuurlijke kader. Het Praktijkboek Privacy Governance Gemeente helpt om dit kader te vertalen naar de gemeentelijke praktijk.